采購的錢付不出去，供應商天天催？
采購的錢付不出去，供應商天天催？
該付的款總逾期，資金管不住？
采購(gou)付款搞不好，不僅(jin)得(de)罪供應商，更讓(rang)公司現金流卡殼！
別頭疼，采購分析不是檢查哪些賬款逾期那么簡單，而是為了理清為什么這些賬款逾期，以及這些賬款與現金流的關聯。今天就(jiu)用一個真(zhen)實案例，手(shou)把手(shou)教你兩(liang)步搞定采(cai)購付(fu)款分析，快速盤活被“卡(ka)住(zhu)”的資金流。
下面分享采購(gou)分析(xi)的實操案例，帶大家看看采購(gou)付款分析(xi)和采購(gou)管理分析(xi)是怎么做的。
一、采購付款分析
以上面這張采購付款總覽分(fen)析(xi)表為例(li)，通過對圖中(zhong)數據(ju)進行(xing)深(shen)入分(fen)析(xi)，可以看出以下5個問題并(bing)做(zuo)出對應調整動作：
1.問題 1：吳二十二逾期款過多
（1）數據解讀
吳二(er)十二(er)負責的采購業務里，逾期款金(jin)額高達(da)(da) 254.8 萬元，直(zhi)接超(chao)出(chu)企業設定的警戒值(zhi) 106%。和去年同期相比，更是激增 134.84%，在所有采購員里漲幅最(zui)高。再看采購資(zi)金(jin)周(zhou)轉天數，達(da)(da)到(dao)了 220 天，遠超(chao)企業規定的健康值(zhi) 60 天，超(chao)標幅度高達(da)(da) 267%，而且同比惡化了 35%。?
說白(bai)了(le)，就是(shi)付(fu)款審批流程根本沒(mei)起(qi)到應有的作用，導致付(fu)款一直(zhi)延遲；同時，還和 2 家供(gong)應商產生了(le)糾紛，人家直(zhi)接暫停(ting)供(gong)貨，采購業務沒(mei)辦法正常開展，資金也(ye)收不回來。這(zhe)種(zhong)情況要是(shi)不及時處(chu)理(li)，后果不堪(kan)設(she)想。
想要做出下面(mian)同(tong)款(kuan)(kuan)采購付款(kuan)(kuan)分析看板，非常(chang)簡(jian)單！
（2）解決方案
①凍結新訂單權限：第一(yi)時(shi)間暫停吳二十二的新采購(gou)訂單權限，防(fang)止逾期款繼(ji)續增加。?
②分期化解歷史欠款：把 254.8 萬元的(de)歷史(shi)欠款拆分(fen)成 3 期(qi)支付，每半個月(yue)付 85 萬元。這樣(yang)既能逐步減輕資(zi)金壓力，還能留出時間和供應商好(hao)好(hao)協商，爭取他們的(de)理解和支持。?
③建立三方對賬機制：每周組織財(cai)務(wu)部門、吳二十二還有(you)相(xiang)關供應(ying)商(shang)一(yi)起現場對賬。有(you)問題當(dang)(dang)場發現、當(dang)(dang)場解(jie)決，保證(zheng)交易數據準確(que)無誤，付(fu)款(kuan)流程(cheng)也能加快。?
2.問題 2：供應商超長賬齡擠壓資金?
（1）數據解讀
分析供應(ying)商賬(zhang)齡數(shu)據時，可以看(kan)到供應(ying)商 L 的(de)賬(zhang)齡結(jie)構(gou)風(feng)(feng)險(xian)太大了。賬(zhang)齡在 180 天以上的(de)欠(qian)款金(jin)(jin)(jin)額有(you) 391.29 萬元(yuan)(yuan)，占(zhan)它總欠(qian)款的(de) 17.1%，在所有(you)供應(ying)商里占(zhan)比最高；150 - 180 天賬(zhang)齡的(de)欠(qian)款金(jin)(jin)(jin)額是 446.34 萬元(yuan)(yuan)，占(zhan)比 19.5%。長期欠(qian)款不僅(jin)會破壞和供應(ying)商的(de)合作關(guan)系，引發供應(ying)鏈(lian)風(feng)(feng)險(xian)，還會把企業大量資金(jin)(jin)(jin)套牢(lao)，嚴重影(ying)響資金(jin)(jin)(jin)流動性(xing)。
（2）解決方案
①超長賬齡置換：用(yong)企業閑置的設備抵扣供應商 L 300 萬(wan)元(yuan)欠款，剩下的 91 萬(wan)元(yuan)通(tong)過法律途徑協商解決(jue)。這樣能快(kuai)速降低(di)資(zi)(zi)金占用(yong)，讓資(zi)(zi)金流動(dong)起來(lai)。?
②賬齡優化：對(dui)于(yu) 150 - 180 天賬(zhang)齡(ling)的 446 萬(wan)元(yuan)欠款(kuan)，給供應商提(ti)供 2% 的現金(jin)折扣。鼓勵他們(men)提(ti)前收款(kuan)，企業也(ye)能節省(sheng) 89 萬(wan)元(yuan)資金(jin)成(cheng)本，雙贏的事(shi)兒。?
③訂單轉移：把(ba)供應(ying)商 L 的(de)訂單量砍掉(diao) 40%，轉移(yi)給信用評級高、賬期更(geng)短（＜90 天）的(de) A 級供應(ying)商。優(you)化一下供應(ying)商結構(gou)，從源(yuan)頭上(shang)降(jiang)低資金風險。?
3.問題 3：全員周轉天數超標?
（1）數據解讀
統計采購(gou)員個人采購(gou)資金周轉天(tian)(tian)數(shu)后發(fa)(fa)現，普遍都超(chao)標了。就(jiu)拿(na)吳二十二和陳(chen)十四來說，吳二十二的(de)周轉天(tian)(tian)數(shu)是 220 天(tian)(tian)，超(chao)標 267%；陳(chen)十四的(de)周轉天(tian)(tian)數(shu)是 150 天(tian)(tian)，超(chao)標 150%。深(shen)入調查才發(fa)(fa)現，付款(kuan)流程平均得延遲 7 天(tian)(tian)，而且企業還(huan)沒有(you)有(you)效的(de)賬齡(ling)預警機制，潛在(zai)風險根本發(fa)(fa)現不(bu)了，更別說處理了。
（2）解決方案
①目標分解到人：把采購資金周轉(zhuan)天(tian)(tian)數目(mu)標(biao)(biao)(biao)(biao)具體(ti)到每個采購員。像吳二(er)十二(er)現在(zai)周轉(zhuan)天(tian)(tian)數是 220 天(tian)(tian)，給他(ta)定(ding) Q4 目(mu)標(biao)(biao)(biao)(biao)≤180 天(tian)(tian)，達標(biao)(biao)(biao)(biao)了就減(jian)免 50% 罰(fa)金；陳十四(si)當(dang)前(qian)周轉(zhuan)天(tian)(tian)數 150 天(tian)(tian)，Q4 目(mu)標(biao)(biao)(biao)(biao)設(she)為(wei)≤120 天(tian)(tian)，達標(biao)(biao)(biao)(biao)后開放(fang)戰略(lve)供應商權限。用獎(jiang)懲機制調動他(ta)們的積極性(xing)，提升工作(zuo)效(xiao)率。?
②系統強制干預：在企(qi)業財務管理系統里(li)設置超 90 天(tian)賬齡訂單(dan)自動推送三級預警機制。一旦(dan)有訂單(dan)賬齡超 90 天(tian)，預警信(xin)息就會(hui)依次推送給采(cai)購員、采(cai)購總監(jian)、CEO，保證(zheng)風險能及時被處(chu)理。?
4.問題 4：王十八逾期天數高但周轉尚可?
（1）數據解讀
王(wang)十八負責(ze)的采購業務，逾(yu)期(qi)天(tian)數達到 43 天(tian)，在所有采購員里排第二，但周轉天(tian)數是 160 天(tian)，比吳二十二他(ta)們情況好(hao)一些。可(ke)以(yi)看出原來是有大額訂單(dan)(dan)集中到期(qi)，單(dan)(dan)筆訂單(dan)(dan)金額超過 500 萬，一下子就把逾(yu)期(qi)天(tian)數拉長了。?
（2）解決方案
針對大額訂單(dan)集(ji)中到期(qi)的(de)(de)問題，把 500 萬以上的(de)(de)訂單(dan)付款節(jie)點拆開，比如分 3 個月支付。這樣就能(neng)緩解一次性(xing)付款的(de)(de)壓力，降低逾(yu)期(qi)風(feng)險。?
5.問題 5：陳十四逾期款 236 萬卻同比改善?
（1）數據解讀
陳十四的(de)逾期款金額(e)是 236 萬元，雖然超出警(jing)戒值 80%，但和去年(nian)同(tong)期相(xiang)比下(xia)降了(le) 12.54%，這是個難得的(de)亮點。深入了(le)解發現，他推(tui)行的(de) “電子票據系統” 起(qi)了(le)大作用，審單效(xiao)率直接提升(sheng)了(le) 3 天(tian)；同(tong)時(shi)，給他供應(ying)商談判權，鼓(gu)勵(li)他優化賬期，效(xiao)果也很不錯。?
（2）解決方案
把陳十四推(tui)行的 “電子(zi)票據系(xi)統(tong)” 在企業全員(yuan)推(tui)廣，提(ti)升整體審單效率(lv)；同時，也給其他(ta)采購員(yuan)供(gong)應(ying)商談判權，鼓(gu)勵大(da)家(jia)都(dou)積極(ji)和供(gong)應(ying)商溝通，優化賬期，把逾期款金額降下來(lai)。
二、采購管理分析
那么如何解決逾期(qi)高發，企業資金(jin)低(di)效的問(wen)題？采(cai)購管理分(fen)析(xi)通過實時追(zhui)蹤采(cai)購進度，可以預警應付周轉天數與存(cun)貨周轉的差值，優化賬款(kuan)資金(jin)效能(neng)。
??1. 應付賬款管理與資金風險
（1）數據解讀
2022年10月應付賬款(kuan)達(da)1844.98萬，同比(bi)增3.61%，且波動明顯，1-10月峰值差超(chao)1000萬。反映出大額訂(ding)單付款(kuan)時間集(ji)中(zhong)，如季度末集(ji)中(zhong)結算，導致資金鏈承(cheng)壓(ya)。
（2）解決方案
??①分拆付款節點??：針對鄭十一（逾期(qi)款(kuan)285.7萬）負責的(de)供應商，將(jiang)單筆大(da)額付款(kuan)拆分為按(an)月(yue)(yue)支(zhi)付，例如500萬訂單改為5期(qi)×100萬/月(yue)(yue)。
??②杠桿化賬期優勢??：憑(ping)借172天應(ying)付賬(zhang)(zhang)期(qi)（優于行業），向供應(ying)商(shang)提出“2%現金折扣換15天賬(zhang)(zhang)期(qi)縮(suo)短”，預計年(nian)節省(sheng)財務成本約20萬(wan)。
??2. 庫存結構優化
（1）數據解讀
（2）解決方案
??①鋼材凍結采購??：優(you)先消耗庫存，將(jiang)420件鋼材列(lie)入(ru)下(xia)月生產(chan)計(ji)劃強制使用。
②跨部門調劑：向(xiang)閑置項目(mu)調(diao)撥至少(shao)100件(jian)，需(xu)3日(ri)內(nei)完成。
??③銅線緊急補給??：啟(qi)用(yong)備選供應商B，原(yuan)采購周期15天(tian)→7天(tian)，要求(qiu)5日內交付80件。
??3. 采購員績效改善計劃??
（1）數據解讀
（2）解決方案
①??流程硬管控??：鄭(zheng)十一負(fu)責的(de)訂單(dan)，強制啟用??付款雙簽制??，需部門總監(jian)+財務總監(jian)同步審(shen)批；張三負(fu)責的(de)訂單(dan)，??電子票據系統??上線(xian)，縮(suo)減審(shen)單(dan)時間。
??②績效強掛鉤??：將??存(cun)貨周(zhou)轉天(tian)數??納入KPI，逾期款降幅達(da)標(biao)者(zhe)，釋放(fang)少量預(yu)算(suan)額度作獎勵。
三、結尾：采購付款分析怎么做？兩步法教你盤活采購資金
在企業(ye)的(de)(de)采購管理(li)中，及時有效的(de)(de)付(fu)款(kuan)分析至關(guan)重要(yao)，它不僅關(guan)乎供應商關(guan)系，更直接影響公司(si)的(de)(de)現(xian)金流。通過 FineBI 進行(xing)數據可視化分析，企業(ye)可以更加精準地把握采購付(fu)款(kuan)的(de)(de)風(feng)險和機(ji)會，快速識別資金卡殼(ke)的(de)(de)癥(zheng)結(jie)所在。
如何運用 FineBI 實現采購付款分析？
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- 深度數據挖掘與可視化：通過 FineBI 強大的數據分析功能，企業可以對采購付款的各個維度進行細致分析，如逾期款項、供應商賬齡、采購員周轉天數等，全面了解資金流動情況。同時，FineBI 提供的可視化報表可以幫助決策者快速識別問題，并制定針對性的解決方案。
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